Wenige Sekunden nachdem die Verbindung hergestellt wurde, sehen Sie in der Liste die Postfächer und Ressourcen des Servers, mit dem Sie sich verbunden haben.

• Die Liste ist auf 100 Ergebnisse beschränkt.
• Es werden nur Ordner angezeigt, die vom Typ „Kalender“ sind.
• Falls [deshalb] der beispielhaft gesuchte Raum „Zentrum für Zusammenarbeit“ nicht angezeigt wird, geben Sie in dem Feld „Postfachname“ ein Suchwort ein, dass in der E-Mail-Adresse oder dem Kontaktnamen („Vollständiger Name“) des Postfachs vorkommt, hier z.B.: „Zent“. Sofern nun weniger als 100 Treffer angezeigt werden, sollte das Postfach auf jeden Fall zu finden sein.
• Falls das Postfach nicht angezeigt wird, hat der im Profilmanager hinterlegte Exchange-Benutzer ggf. nicht alle notwendigen Berechtigungen, um die Postfächer anzeigen zu lassen.
• Die meisten Einträge und deren Unterordner(!) können aufgeklappt werden, so dass weitere Unterordner sichtbar werden. Vielleicht versteckt sich der gesuchte Kalender dort?
• Einträge bzw. Ordner in deuten darauf hin, dass es ein Problem gibt, wie z.B. fehlende Rechte, auf diesen Ordner zuzugreifen.
• Mehrfachauswahl mit Strg oder Shift möglich; beim Abonnieren werden „ungültige“ Einträge automatisch ohne Fehlermeldung ignoriert
• Da Postfächer an sich nicht abonniert werden können, führt ein Klick auf „Kalender abonnieren“ dazu, dass der untergeordnete (Haupt-)Kalender dieses Postfachs stattdessen abonniert wird, i.d.R. der Ordner „Calendar“ oder „Kalender“. Weitere untergeordnete Ordner werden nicht automatisch abonniert; diese können aber manuell abonniert werden.
• Die in (Klammern) gezeigten Zahlen geben an, wie viele Termine sich in diesem Kalender insgesamt befinden. Es gibt nicht die Anzahl der Termine an, die aus diesem Raum importiert werden, da der Import auf die kommenden 7 Tage begrenzt ist.

Die Termine abonnierter Kalender bzw. Räume werden erst dann tatsächlich ins welcome-soft System geschrieben, sobald Sie auf „Kopieren starten“ klicken oder die Automatisierung aktivieren.

Sie können jederzeit das Abonnement für einen oder mehrere Kalender über den Button „Abonnement beenden“ beenden. Beachten Sie jedoch, dass aus logischen Gründen bestehende Termine dieser Räume nicht automatisch in welcome-soft gelöscht werden. Je nach Kunde ist z.B. nur ein einmaliger Abgleich von Terminen gewünscht, oder die Termine aus diesem Raum werden mit einer anderen Konfiguration importiert und dürfen deshalb nicht automatisch gelöscht werden.

Sie haben jedoch folgende Möglichkeiten (bitte vorher Datensicherung erstellen):

• Karteikarte „Datenbank leeren“: Löscht alle Termine aus welcome-soft.
• Rechte Maustaste auf den entsprechenden Kalender in der Baumstruktur (Mehrfachauswahl möglich!)
  „Termine aus diesem Ordner in welcome-soft löschen“. Dies löscht alle Termine in welcome-soft, die -egal wann, egal über welche Konfiguration- von diesem Exchange-Ordner importiert wurden. Das Programm warnt Sie, falls einer der markierten Ordner weiterhin abonniert ist – die Termine würden dann beim nächsten Importvorgang wieder angelegt. Das Löschen der Termine eines Ordners beendet nicht das Abonnement!

Mit Doppelklick auf die abonnierten Kalender können Sie den „Anzuzeigenden Raumnamen“ für jeden Kalender einzeln festlegen. Diese wird bei jedem Termin, der aus diesem Raum stammt, in ein zugewiesenes Textfeld eingetragen.

Dies ist dann sinnvoll, wenn der Postfachname eher technisch oder nicht benutzerfreundlich ist:

So wird aus „Resource Stando. FFM, Hauptgeb. (3. OG) R3.15 | Beamer, 20 Sitzplätze“
z.B. „Raum Berlin, 3. OG“.

Genau dieser Text ist dann auf der Übersichtsanzeige für Ihre Besucher und Mitarbeiter sichtbar und sollte deshalb eindeutig und selbsterklärend sein. Bei vielen Kalendern ist dies zudem notwendig, da der Ordnername sonst schlicht „Kalender“ heißt- das lässt den Besuchern keinen Rückschluss auf den Ort zu.

Falls Sie Türschilder einsetzen:
Das Türschildprogramm wählt alle darzustellenden Termine anhand eines Textfilters aus, im Sinne von: Zeige hier alle Termine die heute stattfinden, bei denen Textzeile 3 = „Raum Berlin, 3. OG“ ist. Über diesen Textfilter findet letztendlich die gedankliche Zuordnung des Ressourcenkalenders zu einem Türschild statt. Gemeinsamer Nenner ist dieser Raumname – in Textform.

Falls Sie nicht pauschal alle Termine eines Raumes darstellen lassen möchten, haben Ihre Mitarbeiter beim Erfassen der Termine in Outlook die Möglichkeit, mit nur einem Tastendruck selbst festlegen, ob ein Termin auf dem Anzeigebildschirm bzw. Türschild angezeigt werden soll, oder nicht. Einfach beim Erstellen eines Termins dem Text ein vereinbartes Zeichen (z.B. ein !Ausrufezeichen) voranstellen, schon weiß das System, dass dieser Termin „besonders“ ist.

Kunden mit Türschildern: Um die Belegung eines Raumes korrekt wiederzugeben, müssen immer alle Termine importiert werden. Nicht öffentliche Termine (Personalgespräche, Interne Meetings) können im folgenden Abschnitt „Anonymisieren“ so verändert werden, dass sie nicht auf den Übersichtsbildschirmen erscheinen, und auf den Türschildern z.B. nur „Gebucht 11:00 – 12:00 Uhr“ steht, und die rote LED leuchtet als Signal: Bitte nicht stören!

Mögliche Einstellungen

• Alle Termine aus diesem Kalender importieren
• Nur Termine importieren, deren Terminbetreff mit dem Filterwort beginnt,
  („!Herr Test“ wird importiert, „Herr Test“ jedoch nicht)
  und ob das Filterwort auf der Anzeige zu sehen ist, bzw. gelöscht wird:

  Filterwort	Terminbetreff	Text auf dem Bildschirm Filterwort löschen: Nein	Text auf dem Bildschirm Filterwort löschen: Ja
  !	!welcome-tec / Herr Test	!welcome-tec / Herr Test	welcome-tec / Herr Test
  Besucher:	Besucher: Herr Test	Besucher: Herr Test	Herr Test

• Alle Termine importieren, nur nicht die, die mit dem Filterwort beginnen
  („Herr Test“ wird importiert, „!Herr Test“ jedoch nicht)

Gerade bei der automatisierten Verarbeitung von Termininformationen ist es wichtig, interne und vertrauliche Daten zu schützen, bzw. nur notwendige Informationen darstellen zu lassen. Vor allen anderen Verarbeitungen „zensiert“ welcome-soft die aus Exchange erhaltenen Datenfelder „Betreff“, „Ort“ und „Freitext (Body)“, falls das „Ignorierzeichen“ gefunden wird. Hierfür kann man z.B. die Raute („Hashtag“) verwenden: #. Das Zeichen, und aller Text der darauf in diesem Datenfeld folgt, wird gelöscht.

Beispiel für Ignorierzeichen = #, Trennzeichen = /

Wie sie sehen, findet das Löschen des Textes vor dem Aufteilen auf Text 1 / Text 2 mit dem Trennzeichen statt (Beispiel 2). Alle Texte nach dem Ignorierzeichen # werden unter keinen Umständen in das welcome-soft System übernommen. Das Beispiel ist analog anwendbar auf Ort und Freitext (Body).

Beim Erstellen eines Termins in Outlook gibt es zwei Möglichkeiten, die Informationen zu erfassen:

1. Termin „aufziehen“ und nur „Betreff“ eingeben
   
2. Termin bearbeiten und Details eingeben

In welcome-soft können die Textzeilen 1-3 (Einzeilig) und das Freitextfeld (Mehrzeilig) jeweils einen der folgenden Werte annehmen:

• Betreff des Termins
• das Feld „Ort“ des Termins (ist nicht identisch mit dem Kalender-/Raumnamen!)
• der Freitext („Body“) des Termins
• Vollständiger Name des Organisators (Name der Person laut Exchange-Adressbuch, die den Termin angelegt bzw. dazu eingeladen hat)
• Teilnehmerliste (Komma): Aufzählung aller erforderlichen Teilnehmer des Termins, Schreibweise laut Exchange-Adressbuch. Trennung durch ein Komma.
• Teilnehmerliste (Zeilenumbruch): Auflistung aller erforderlichen Teilnehmer des Termins, Schreibweise laut Exchange-Adressbuch. Jeder Teilnehmer wird in einer neuen Zeile dargestellt. Nur sinnvoll im „Freitext“-Feld von welcome-soft.
• Kalender / Raumname: Entspricht dem Ordnernamen bzw. dem „Anzuzeigenden Raumnamen“ (siehe Oben) des Ordners, aus dem der jeweilige Termin stammt. Muss für die Nutzung von Türschildern unbedingt einem der vier Felder zugeordnet werden.
• Statischer Text: Alle Termine, die mit dieser Konfiguration (.wsi-Datei) importiert werden, bekommen das entsprechende Textfeld auf einen festen Wert gesetzt. Mögliche Verwendungszwecke:
  • Sie verwenden zwei verschiedene Konfigurationen. Eine Konfiguration importiert ausschließlich Raumbelegungen, die andere Besucher. Bei der einen Konfiguration wird bei allen Terminen Text 1 fest auf „Veranstaltung“ gesetzt (Text 2 = Veranstaltungsname laut „Betreff“, z.B. „Teammeeting“), bei der zweiten Konfiguration wird Text 1 auf „Herzlich Willkommen“ (Text 2 = Name des Besuchers laut „Betreff“, z.B. „Herr Meier“)
  • Datenschutz: Es soll niemals (weder auf den Übersichts-Bildschirmen noch auf den Türschildern) ein Veranstaltungs- oder Besuchername sichtbar sein. Text 1 = statisch = „Kundenberatung“, Text 2 = Anzuzeigender Raumname = „Mitarbeiter des Vertriebs: Herr Müller“.

Die Nachverarbeitung ermöglicht es ihnen, verschiedene Informationen aus Exchange auf mehrere Textzeilen in welcome-soft aufzuteilen. Es muss einmalig ein „Trennzeichen“ vereinbart werden, welches die Benutzer zukünftig bei der Erstellung von Terminen verwenden können bzw. müssen. Ein Schrägstrich „/“ hat sich bewährt, von einem Trennzeichen/Bindestrich „-„ raten wir dringend ab, weil es zu oft in üblichen Texten vorkommt. Das Trennzeichen wird automatisch aus dem importieren Text gelöscht.

Beispiel 1: Besucherbegrüßung

Ein Termin erstellt man in Outlook am einfachsten, indem man ihn einfach im Kalender „aufzieht“ (08-10h) und los tippt. Sie vereinbaren mit Ihren Mitarbeitern die Schreibweise „Firmenname / Besuchername“. Text 1 = Betreff, Bis 1. Trennzeichen; Text 2 = Betreff, Ab 1. Trennzeichen.

Da welcome-soft vier verschiedene Textfelder anbietet, ist es technisch möglich, den Inhalt aus einem Datenfeld des Termins (meist: „Betreff“) auf tatsächlich vier unabhängige Textfelder in welcome-soft aufzuteilen. Da dies jedoch eine komplexe Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitern erfordert, empfehlen wir es nicht.
Ein Beispiel für so einen Anwendungsfall:
Im Betreff müsste exakt immer in dieser Reihenfolge „Firmenname / Besuchername / Name des Ansprechpartners im Haus / Raumname“ im Betreff des Termins, eingetragen werden.  Das müsste dann so aussehen: „welcome-tec / Max Mustermann / Herr Müller, Marketing / Raum 123, 1.OG #Kaffee und Wasser für 2 Personen“
Sobald eine Information fehlt, werden falschen Inhalte ins falsche Felder importiert.

Beispiel 2: Raumbelegung

Abhängig von Bildschirmgröße (Türschild <-> Übersichtsbildschirm) passt nicht der vollständige Betreff auf den Bildschirm oder Sie wollen z.B. im Layout durch Schriftgröße oder Format (Fett gedruckt) die Überschrift gegenüber dem Untertitel hervorheben: „Teambesprechung Marketingabteilung / Vorstellung neues Design“.

Beispiel 3: Weitläufiges Gelände

Sie können das Trennzeichen nicht nur auf die Felder des Termins anwenden, sondern auch den „Anzuzeigenden Raumnamen“. Verwenden Sie welcome-soft auf einem großen Gelände mit mehreren Gebäuden oder Stockwerken, können Sie den Raumnamen auf zwei (oder mehr) Felder aufteilen lassen. Beispiel für „Raumnamen“: „Hauptgebäude, 3. Stock / Raum 312“, „Werkshalle 1 / Pforte“.

• Beginn und Ende des Termins werden automatisch aus Exchange übernommen und müssen nicht zugeordnet werden.
• Ein- und Ausblenduhrzeit geben an, von wann bis wann der Termin auf Übersichtsbildschirm und Türschildern sichtbar ist. Mögliche Referenzwerte sind hier:
  • „Beginn“ des Termin (Startzeit)
  • „Ende“ des Termins (Endzeit)
  • Erinnerungszeit des Termins (siehe Screenshot: Ergibt sich aus „Beginn“ abzgl. „Erinnerung“)
  • 0 Uhr (sobald der PC eingeschaltet wird)
  • 24h (bis der PC ausgeschaltet wird)
  • Einblendzeit (nur für „Ausblendzeit“ verfügbar)

Gerade bei der Nutzung von Türschildern sollten an den jeweiligen Räumen schon rechtzeitig vorher informieren, wann der Raum belegt ist. Standardmäßig: zwei Stunden vor Beginn anzeigen, pünktlich mit dem Ende des Termins ausblenden. Falls Sie keine Nachverarbeitung der Zeiten wünschen, tragen Sie bei den Werten einfach die Zahl „0“ ein.

Folgende Einstellungen sind typisch bei unseren Kunden:

Besucherbegrüßung

• Ein = Startzeit, Minuten vorher = 120: Die Mitarbeiter sollen rechtzeitig vorher wissen, dass sein Besucher im Hause ist. Es sollen aber nicht alle Daten aller Besucher den ganzen Tag zu sehen sein. Termin soll garantiert schon zu sehen sein, auch wenn der Besucher (wesentlich) früher eintrifft.
• Aus = Endzeit, Minuten nachher = 5: Der Termin soll auch dann noch zu sehen sein, wenn der Besucher geht.
  oder
• Aus = Startzeit, Minuten nachher = 30: Der Besucher sollte spätestens 30 Minuten nach der vereinbarten Zeit eingetroffen sein. Der Termin soll schon unsichtbar sein, wenn der Besucher geht, damit er sieht, wie „aktuell und dynamisch“ die Anzeige ist, oder damit Platz auf dem Bildschirm frei wird.

Raumbelegung

•  Ein = 0 h: Alle Termine sind bereits morgens auf dem Übersichtsbildschirm zu sehen. Auf den Türschildern ist die Ansicht i.d.R. auf die nächsten zwei Termine beschränkt; das reicht, damit Mitarbeiter „auf der Suche nach einem Raum“ sehen, welcher Raum die nächste Zeit nicht benötigt wird.
• Aus = Endzeit, Minuten Nachher = 5: Auf der Übersicht und dem Türschild ist der Termin auch noch 5 Minuten nach Ende zu sehen, damit man, falls „Überzogen“ wird weiß, wer gerade drinnen ist. Das hat den Charme, dass am Anfang des Tages alle Termine zu sehen sind, und nach-und-nach die abgelaufenen Termine von der Anzeige verschwinden.

Technisch sind noch weitere Szenarien denkbar:

• Sie wollen den Mitarbeitern die Kontrolle über den Darstellungszeitraum der Termine geben: Ein = Erinnerungszeit (die Mitarbeiter können also in Outlook festlegen, wann der Termin sichtbar sein soll)
• 0h und 24h können auch modifiziert werden: durch „Minuten vorher/nachher“ können Sie auch alle Termine aus dieser Konfiguration fix um 08:00 Uhr (0h + 8*60 Minuten) einblenden, oder um 20h (24h – 4*60 Minuten) ausblenden lassen.

Der Bildschirm ist viel zu voll:

• Termine 30 Minuten vor Beginn bis 5 Minuten nach Beginn anzeigen lassen
• Termine 10 Minuten vor Ende für 5 Minuten (Einblendzeit + 5 Minuten) anzeigen lassen.

Wie im Bereich „Filter“ beschrieben kann es notwendig sein, Termine dennoch nach welcome-soft zu importieren, obwohl sie eigentlich intern oder vertraulich sind:

• In einem Besprechungsraum findet gerade ein unerfreuliches Personalgespräch statt. Am Türschild soll zu sehen sein, dass der Raum belegt ist, aber nicht weshalb.
• Sie möchten interne Termine generell nicht auf der Übersicht im Eingangsbereich darstellen, auf den Türschildern soll der Betreff (und damit die Buchung) aber dennoch sichtbar sein.

Auslöser für die Anonymisierung

Die Anonymisierung der Termine wird von den Benutzern wieder direkt aus Outlook heraus gesteuert: Entweder wird die Option „Privat“ oder „Vertraulich“ aktiviert,

oder es wird wieder ein Erkennungszeichen vereinbart, das im Betreff des Termins zu finden sein muss. Anonymisieren ist aktiv, sobald bei „Termine anonymisieren, wenn Betreff beginnt mit …“ ein Text eingetragen ist, oder der Haken bei „Privat-Termine anonymisieren“ gesetzt ist.

Aktionen der Anonymisierung

• „Termin dann nur auf den Türschildern anzeigen“ = Aktiviert
  sorgt dafür, dass die Termine nicht auf den Übersichtsbildschirmen dargestellt werden
  (die Haken für die Bildschirme 1-5 gelten für diesen einen Termin dann als „nicht gesetzt“).
• Wenn „Termin dann nur auf den Türschildern anzeigen“ = Aktiviert
  Sobald der Haken bei Text 1-3 bzw. Freitext gesetzt wird, wird bei Terminen, die anonymisiert werden, das entsprechende Textfeld auf den entsprechenden Text gesetzt, der hier eingegeben werden muss. Ist das Textfeld leer, wird das entsprechende Datenfeld in welcome-soft gelöscht bzw. geleert!

Möchten Sie pauschal alle Termine in irgendeiner Form anonymisieren, ziehen Sie die Verwendung von „Statischer Text“ bei den Zuordnungen, bzw. die (Ab-)Wahl einzelner oder aller Bildschirme („Anzeigen auf Bildschirm(-gruppe)“) in Betracht.

Beispiel 1: Alle Personalgespräche und privaten Termine sollen nicht auf den Übersichten, und nur „zensiert“ auf den Türschildern dargestellt werden:

• … Betreff beginnt mit: Personal
• Privat-Termine anonymisieren: aktiviert
• Text 1: aktiviert / „Gebucht“

Beispiel 2: Alle internen Veranstaltungen nicht auf den Übersichten darstellen:

• … Betreff beginnt mit: !
• Privat-Termine anonymisieren: aktiviert

Die Bildschirmnummer bzw. -gruppe kann im Anzeigeprogramm welcome-soft Viewer im Kontextmenü der rechten Maustaste festgelegt werden, sofern Sie die entsprechende Anzahl an Bildschirmen lizenziert haben.

Dies macht z.B. dann Sinn, wenn bestimmte Informationen ausschließlich auf einem internen Bildschirm zu sehen sein sollen (Bildschirm 3), alle anderen Informationen aber (zusätzlich?) auf den Bildschirmen 1+2. Um Kalender bzw. Termine auf einem anderen Bildschirm darstellen zu lassen müssen sie eine neue/andere Konfiguration (.wsi-Datei) verwenden, und danach beide .wsi-Dateien automatisieren.

„Speichern“ ist identisch mit der Schaltfläche „Konfiguration speichern“ der Hauptebene.
Es speichert die gesamte Konfiguration in einer .wsi-Datei ab. Diese .wsi-Datei muss in dem Datenbankordner von welcome-soft abgelegt werden.

„Kopieren starten“ führt einen einmaligen Abgleich der abonnierten Ordner/Kalender durch.
Die Änderungs-/Löschaktualisierung findet regulär statt. Wird diese Konfiguration nicht gespeichert oder das Abonnement eines Kalenders beendet, werden die importierten Termine nicht automatisch gelöscht! Die Termine eines einzelnen Kalenders können manuell gelöscht werden, siehe „Hinweise zu Abonnierte Kalender / Räume“.

Optional: Führen Sie einen Import mit durch und kontrollieren im welcome-soft Planer, ob die Termine korrekt importiert und nachverarbeitet wurden. Nach dem Import dauert es ein Moment, bis die Termine im Planer erscheinen.

„Automatisierung“ wechselt zur gleichnamigen Karteikarte. Erstellen Sie zuerst eine Konfiguration, speichern diese (.wsi-Datei) und erstellen dann einen neuen Importplan.