Die Anzeige von PowerPoint-Präsentationen birgt, aufgrund des sehr eigenwilligen Dateiformats, viele Anzeigefehler. Auch PDF ist nicht ganz einfach und oft wurde gewünscht, dass alle Seiten eines PDFs angezeigt werden sollten. Um diese Dateitypen optimal und garantiert fehlerfrei anzuzeigen, können beide Dateitypen intern von welcome-soft in eine Diashow umgewandelt werden.

Diashow-Converter: Umwandlung von PowerPoint und PDFs

Der neue Diashow-Converter bietet Ihnen die Möglichkeit, neu hinzugefügte PowerPoint-Dateien (.ppt, .pps, .pptx, .ppsx) oder PDF-Dokumente (.pdf) von welcome-soft automatisch in eine Diashow umwandeln zu lassen. Jede Folie bzw. Seite ergibt dann eine eigene PNG-Grafikdatei in einem gemeinsamen Unterordner. Statt der originalen Datei (Beispiel.pps) existiert nun also in welcome-soft ein Ordner mit dem Namen „Beispiel_pps“, der als welcome-soft interne Diashow wiedergegeben wird. In diesen Ordner können Sie über den Windows-Explorer bei Bedarf weitere Dateien hinzufügen, oder bestehende Dateien bearbeiten oder löschen.

Wird ein Dokument mit nur einer Seite bzw. Folie als Mediendatei im Planer eingeplant, wird dieses Dokument als Grafikdatei im Datenbankordner abgespeichert (Beispiel_pps.png) – nicht als Unterordner mit nur einer Datei als Inhalt.

Dokumente im DiashowPLUS-Unterordner können automatisch verarbeitet verarbeitet werden, falls sie außerhalb von welcome-soft hier abgelegt wurden – z.B. über Netzwerk, mithilfe des Windows Explorers. Alle Dokumente werden hier stets in einen Unterordner mit Bildern umgewandelt – auch die Dokumente mit nur einer Seite bzw. Folie als Inhalt.

Bestätigung des Konvertier-Vorgangs

Wird der Konvertier-Vorgang ausgelöst, wird dem Benutzer ein Dialog angezeigt, in dem er gebeten wird, die Umwandlung des Dokuments zu bestätigen.

• Ja, umwandeln [Empfehlung]
  Das zuvor ausgewählte Dokumente (Pfad + Dateiname wird in der ersten Zeile angezeigt) wird in Bilder umgewandelt.
  – Jede Seite / Folie wird in eine eigene Grafik umgewandelt
  – Aktive Inhalte (wie Animationen und Videos) entfallen

• Nein, nicht umwandeln und PowerPoint / PDF-Programm zur Wiedergabe verwenden
  (oder durch Drücken des Abbrechen-Knopfes)
  Eine Umwandlung dieses Dokuments wird nicht durchgeführt. welcome-soft verhält sich wie bisher und versucht zum vorgegebenen Zeitpunkt, das Dokument mithilfe des Drittanbieter-Programms (Acrobat Reader, Microsoft PowerPoint) darzustellen. Mit allen bekannten Einschränkungen und daraus möglicherweise resultierenden Problemen.
• [] Antwort merken und (dieses Abfrage-)Fenster nicht mehr anzeigen 
  Diese Option unterdrückt die wiederholte Abfrage Ihrer Entscheidung.
  Falls Sie diese Einstellung wieder rückgängig machen möchten, ist das im Planer / Menü „Einstellungen / Workarounds“ im Abschnitt „Diashow-Converter „Automatisch“ oder „Dauerhaft deaktiviert“ zurücksetzen mit [Zurücksetzen] möglich.

Hinweis
Zwecks Lesbarkeit werden alle umwandelbaren Dateien nachfolgend als Dokumente bezeichnet. Gemeint sind damit alle unterstützten Dateitypen wie PowerPoint-Dateien (.ppt, .pps, .pptx, .ppsx) oder PDF-Dokumente (.pdf).

Verwendung von Diashow-Converter
Die Funktion „Diashow-Converter“ bietet Ihnen die Möglichkeit, neu hinzugefügte PowerPoint-Dateien (.ppt, .pps, .pptx, .ppsx) oder PDF-Dokumente (.pdf) von welcome-soft automatisch in eine Diashow umwandeln zu lassen. Sie ist integrierter Bestandteil von welcome-soft und wird durch bestimmte Handlungen des Benutzers automatisch aufgerufen. Die Funktion muss nicht manuell eingerichtet werden.

Definition „Umwandlung in Diashow“
Bei der Umwandlung eines Dokuments in eine Diashow wird für jede Seite (PDF) bzw. jede Folie (PowerPoint) eine eigene .png-Grafikdatei mit dem jeweiligen Inhalt in einem Unterordner gespeichert. Der Unterordner trägt den Namen des Original-Dokuments, jedoch mit _ (Tiefstrich) statt dem Punkt im Dateinamen: Aus „Beispiel.pps“ wird ein Unterordner „Beispiel_pps“ mit mehreren .png-Dateien (für jede Folie eine Datei).

Auslöser des Konvertier-Vorgangs

• Der Benutzer plant im Programm Planer einen Medieninhalt ein, klickt dort auf + (Medieninhalt hinzufügen) und wählt einer PowerPoint- oder PDF-Datei aus.
• Der Benutzer lässt im Programm Planer mit Drag&Drop ein Dokument auf dem dafür vorgesehenen Bereich „DiashowPLUS“ fallen.
• Der Benutzer fügt im Programm DiashowPLUS ein Dokument über „Datei(en) hinzufügen“ hinzu.
• Der Benutzer lässt im Programm DiashowPLUS mit Drag&Drop ein Dokument auf dem dafür vorgesehenen Bereich oder einem Unterordner der Inhalte fallen.
• Im Datenbank-Unterordner „DiashowPLUS“ wird ein neues Dokument gefunden und die Konvertierung steht auf „Ja, umwandeln“ und „Antwort merken“

Der Konvertier-Vorgang
Sobald der Konvertier-Vorgang (automatisch) bestätigt wurde, findet die restliche Verarbeitung im Hintergrund statt. Ziel ist, das Dokument bestmöglich im Vollbildmodus eines 4k-Bildschirms anzeigen lassen zu können (3840 x 2160 px). Da nicht bekannt ist, ob alle Anzeige-Bildschirme des Kunden einheitlich im Hoch- oder Querformat sind, und ob eine oder mehrere Seiten des Dokuments im Hoch- oder Querformat sind, werden die einzelnen Seiten so exportiert, dass die längere Seite in der fertigen Grafikdatei idealerweise 3840 px groß ist – damit eine Hochformat DIN A4
Seite in bestmöglicher Qualität 1:1 auf einem Hochformat Bildschirm angezeigt wird.

PDF Dateien werden direkt von welcome-soft in Bilder umgewandelt. Da technisch keine Angabe der Breite und Höhe (in Pixel) der zu erstellenden .png-Grafikdateien möglich ist, werden die Bilder mit 328 DPI (Pixel pro Zoll) erstellt, was bei der längsten Seite eine DIN A4 Seite (29,7 cm = 11,69 inch * 328 DPI = 3835 px) rechnerisch möglichst genau an die gewünschte Auflösung von 3840 px heranreicht.

PowerPoint Dateien können ausschließlich mithilfe der OLG-Automatisierung-Schnittstelle der Vollversion von Microsoft PowerPoint umgewandelt
werden. Der PC die Umwandlung durchführen soll, muss also eine Vollversion von Microsoft PowerPoint installiert haben. Die kann einerseits ein Benutzer-PC sein (beim Einpflegen von Inhalten über den Planer oder das Programm „DiashowPLUS“), oder der Anzeigebildschirm-PC, der automatisch die über das Netzlaufwerk eingespielten Inhalte im Datenbank-Unterordner „DiashowPLUS“ umwandelt, sobald diese Dokumente dort abgelegt werden. Sofern installiert, öffnet welcome-soft beim Umwandeln PowerPoint automatisch -unsichtbar- im Hintergrund und speichert die
einzelnen Folien als .png-Dateien ab. Auf einem PC ohne PowerPoint wird das Original-Dokument (die originale PowerPoint-Datei) an welcome-soft übergeben, in der Hoffnung, dass auf dem Anzeige-Bildschirm eine Vollversion von PowerPoint installiert ist, und das Dokument dort korrekt angezeigt bzw. umgewandelt werden kann.

Speicherort und Dateinamen
Abhängig vom Auslöser des Konvertier-Vorgangs wird die Umwandlung geringfügig anders gehandhabt:

• Plant der Benutzer im Programm Planer einen Medieninhalt ein, klickt dort auf + (Medieninhalt hinzufügen) und wählt ein Dokument aus, das aus nur einer Seite besteht, wird -statt in einem Unterordner mit nur einer .png-Grafik- die .png-Grafikdatei direkt im Datenbankordner abgespeichert. Aus „Beispiel.pps“ wird dann „Beispiel_pps.png“. Damit wird sichergestellt, dass die einzelne Datei nicht unnötig als Diashow wiedergegeben wird (sondern als stehendes Bild), was weitere Vorteile mit sich bringt (Korrekte Beschneidung auf das tatsächliche Seitenverhältnis des Bilds, weniger benötigte Rechenleistung, etc.) und den „Wildwuchs“ an Unterordnern eindämmt.
• In allen andere Fällen [also bei mehrseitigen Dokumenten, oder auch bei einseitigen Dokumenten, die der DiashowPLUS hinzugefügt werden] wird ein Unterordner im Zielordner erstellt, der alle einzelnen Seiten/Folien als .png-Grafik enthält. Bei im Planer umgewandelten Dokumenten für einen Medieninhalt wird der Unterordner also im Datenbankordner erstellt, bei für DiashowPLUS umgewandelten Inhalten wird ein Unterordner im Ordner „DiashowPLUS“ erstellt, bzw. falls der Drag&Drop Vorgang auf einem Unterordner von DiashowPLUS endete, bzw. ein Dokument automatisch in einem Unterordner von DiashowPLUS verarbeitet wurde, wird der Unterordner entsprechend in dem gewählten
  Unterordner erstellt.

Die Benennung der einzelnen Seiten fällt ebenfalls situationsbezogen anders aus:

• PDF-Dateien werden so exportiert, dass die einzelnen Seiten später „Seite1.png“, „Seite2.png“ usw. heißen. Der Ordnername lautet „Original-Dateiname-mit-Tiefstrich“; so wird aus „Beispiel.pdf“ dann der Ordner „Beispiel_pdf“.
• PowerPoint-Dateien werden so exportiert, dass die einzelnen Seiten später „Folie1.png“, „Folie2.png“ usw. heißen. Der Ordnername lautet „Original-Dateiname-mit-Tiefstrich“; so wird aus „Beispiel.pps“ dann der Ordner „Beispiel_pps“.
• Als Ausnahme werden einseitige Dokumente, die im Planer als Medieninhalt hinzugefügt werden, unter dem „Original-Dateinamen-mit-Tiefstrich.png“ im Datenbankordner abgespeichert. Aus „Beispiel.pps“ wird eine „Beispiel_pps.png“ im Datenbankordner.

  Hinweis
  Technische bedingt können die einzelnen Dateien auch anders heißen – in Abhängigkeit von der vom Benutzer in Windows eingestellten Sprache (bzw. der Region) oder entsprechend der Sprache, in der PowerPoint installiert wurde. Die englischsprachige Version von PowerPoint exportiert die Folien unter dem Namen „Slide1.png“, „Slide2.png“, usw. Anderssprachige Versionen von PowerPoint
  verwenden ggf. grundlegend andere Wörter für den Begriff „Folie“ in der jeweiligen Landessprache. Der Mechanismus von welcome-soft ist für die Suche nach den .png-Dateien auf die Begriffe „Slide“ und „Folie“ beschränkt. Werden innerhalb einer welcome-soft Umgebung verschiedensprachige PowerPoint-Versionen verwendet, oder sollte der Export nicht korrekt funktionieren, da die exportierten Folien bei Ihnen nicht „Slide“ oder „Folie“ heißen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst.

Wiedergabereihenfolge
Die exportierten Seiten werden im Rahmen der Diashow in alphabetischer Reihenfolge wiedergegeben. Daraus ergibt sich auch die korrekte Reihenfolge, da die Dateinamen der exportierten Bilder ebenfalls in alphabetischer Reihenfolge sind (Seite 1 wird vor Seite 2 angezeigt).

In dem Sonderfall, dass das konvertierte Dokument mehr als 9 Seiten hat, werden die Dateien „Seite1.png“ … „Seite9.png“ so umbenannt, dass sie eine führende Null erhalten: „Seite01.png“ … „Seite09.png“. Dies ist notwendig, da sonst laut der Alphabet-Logik von Windows „Seite11″ vor „Seite2“ wiedergegeben wird, da die einzelnen Ziffern bzw. Buchstaben des Dateinamens sortiert werden, nicht die Zahlen in ihrer Gesamtheit. Mit der führenden Null wird dieses Problem umgangen. Ein direktes exportieren der Dateien mit führender Null ist technisch nicht möglich.

Das beschriebene Problem wird bei Ihnen auftreten, falls Sie ein Dokument konvertieren, das mehr als 99 Seiten hat. Die Wiedergabereihenfolge wäre dann: Seite 01, …, Seite 09, Seite 10, Seite 100, Seite 11, ….
Zum jetzigen Zeitpunkt ist nicht geplant, Dateinamen bei mehr als 99 Seiten anpassen zu lassen.

Hinzufügen, Ersetzen und Aktualisieren von Dokumenten

• Nach der Installation des Updates von welcome-soft werden keine bestehenden Dokumente umgewandelt. Sie können die Dokumente manuell umwandeln, indem Sie diese im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) erneut hinzufügen, oder die Datei im DiashowPLUS-Ordner im Windows-Explorer umbenennen (Erfordert einmalig „Ja, umwandeln“ und „Antwort merken“ im Bestätigungsdialog)
• Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument hinzugefügt, verbleibt das Original an Ort und Stelle und wird nicht in den Datenbankordner kopiert! Die Originaldatei wird von welcome-soft nicht verändert und nicht gelöscht. Die Umwandlung in eine Diashow erfolgt im o.g. Verfahren.
• Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein gleichnamiges Dokument hinzugefügt, das bereits im Datenbankordner (vielleicht in einer alten Version) vorliegt, wird das hinzuzufügende Dokument im o.g. Verfahren in eine Diashow umgewandelt. Das bestehende, gleichnamige Dokument im welcome-soft Datenbankordner wird für die Umwandlung nicht berücksichtigt. Idealerweise sollte der Benutzer das (veraltete) Dokument aus dem Datenbankordner löschen, sofern dieses nicht mehr benötigt wird. Soll dieses Dokument ohne Umwandlung in eine Diashow aktualisiert werden, kopieren Sie bitte die neue Originaldatei mithilfe des Windows-Explorer in den Datenbankordner und überschreiben somit die vorhandene Datei.
• Wird im DiashowPLUS-Ordner ein neues Dokument gefunden (erfordert einmalig „Ja, umwandeln“ und „Antwort merken“ im Bestätigungsdialog), wird es im o.g. Verfahren umgewandelt und die Originaldatei wird nach den Archivierungsregeln von DiashowPLUS archiviert. Je nach den -vom Benutzer- getroffenen Einstellungen kann das bedeuten, dass die Original .pp* bzw. .pdf-Datei:- Im Ordner verbleibt, aber in DiashowPLUS im Programm Viewer nicht angezeigt wird (Regelung: Zeitsteuerung=Nie anzeigen).
  – Die Datei in den Ordner _Archiv verschoben wird, und damit im Programm Viewer nicht angezeigt wird.
  – Die Originaldatei gelöscht wird.
• Wurde ein gleichnamiges Dokument bereits einmal umgewandelt, also existiert z.B. ein Unterordner „Beispiel_pps“ für die damals umgewandelte „Beispiel.pps“-Datei, werden nun beim erneuten Hinzufügen:
  1. alle darin enthaltenen Dateien gelöscht
  2. alle Dateien gelöscht, deren Dateinamen dem Muster für exportierte Seiten/Folien entsprechen (Seiten.png, Folien.png, Sliden.png)
  3. Die Dateien im o.g. Verfahren neu erstellt. Vom Benutzer dieser Diashow hinzugefügte Dateien („Hinweisplakat1.png“) bleiben erhalten.
• Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument (Beispiel.pps) hinzugefügt, das nur eine Seite zum Inhalt hat, und es existiert der Ordner für einen frühere Umwandlung der gleichen Datei, als sie noch mehrere Seiten hatte (Ordner Beispiel_pps), so wird dieser Ordner gelöscht, und die einzelne Seite wird wie oben beschrieben als Beispiel_pps.png im Datenbankordner abgespeichert. Vom Benutzer dieser Diashow hinzugefügte Dateien können verloren gehen. Auf DiashowPLUS tritt diese Aussage nicht zu, da hier auch für einseitige Dokument immer ein Unterordner verwendet wird.
• Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument (Beispiel.pps) hinzugefügt, das mehrere Seite zum Inhalt hat, und es existiert die Datei für eine frühere Umwandlung der gleichen Datei, als sie nur eine Seite hatte (Datei Beispiel_pps.png), so wird diese Datei gelöscht, und die einzelnen Seiten werden wie oben beschrieben in den Unterordner Beispiel_pps als Seiten.png abgespeichert. Auf DiashowPLUS tritt diese Aussage nicht zu, da hier auch für einseitige Dokument immer ein Unterordner verwendet wird.

Auswirkungen des Konvertier-Vorgangs
Da die Konvertierung der Dokumente auf Wunsch vollständig unbemerkt vom Benutzer abläuft, kann dies unter Umständen zu Irritationen über das Verhalten des Programms nach sich ziehen. Das folgende Verhalten des Programms ist beabsichtigt, und sollten dem Benutzer als solches bekannt sein:

• .png-Datei eingeplant, die nicht ausgewählt wurde
  Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument (Beispiel.pps) hinzugefügt, das nur eine Seite zum Inhalt hat, ist der gewählte Medieninhalt nach Auswahl der „Beispiel.pps“ im „Datei öffnen“-Dialog tatsächlich „Beispiel_pps.png“, da die gesamte Datei (eine Seite!) in eine einzelne Grafik umgewandelt, und zur Wiedergabe eingeplant wurde.
• Diashow-Ordner eingeplant, die nicht ausgewählt wurde
  Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument (Beispiel.pps) hinzugefügt, das mehrere Seiten zum Inhalt hat, ist der gewählte Medieninhalt nach Auswahl der „Beispiel.pps“ im „Datei öffnen“-Dialog tatsächlich [Diashow] Beispiel_pps, da die gesamte Datei in eine Diashow (Unterordner im Datenbankordner) umgewandelt, und zur Wiedergabe eingeplant wurde.
• Nicht-umgewandelte PowerPoint/PDF wird nicht aktualisiert
  Wird im Planer über das + (Neuer Medieninhalt) ein Dokument (Beispiel.pps) hinzugefügt, das sich bereits (z.B. in älterer Version) im Datenbankordner von welcome-soft befindet, wird es nicht überschrieben oder sonst wie verändert. Es wird (siehe oben) in eine Diashow aus der neuen Originaldatei (vom originalen Speicherort aus) in den Unterordner des Datenbankordners erzeugt (Beispiel_pps). Sofern die bestehende Beispiel.pps zur Wiedergabe in welcome-soft (Medieneintrag, Zuordnung in einem Layout, …) eingeplant ist, wird auch
  weiterhin diese bestehende Datei wiedergegeben. Entweder muss die Datei manuell im Windows-Explorer überschrieben werden, oder in welcome-soft müssen die Medieneinträge oder Layouts ab sofort auf den Diashow-Ordner „Beispiel_ppt“ geändert werden.
• Dateien verschwinden nach dem Hinzufügen in den Ordner
  Wird in den DiashowPLUS-Ordner im Datenbankordner ein neues Dokument abgelegt, wird dieses Dokument automatisch (erfordert einmalig „Ja, umwandeln“ und „Antwort merken“ im Bestätigungsdialog) umgewandelt und entsprechend den DiashowPLUS-Regeln archiviert – also unter Umständen verschoben oder gelöscht. Die Datei existiert also unter Umständen schon wenige Sekunden nach dem Ablegen in den DiashowPLUS-Ordner (oder einen Unterordner davon) nicht mehr, die Wiedergabe des umgewandelten Ordners ist jedoch korrekt eingeplant.