Raumbelegung

„Wie lange braucht ihr den Raum noch?“ oder „Ups, sorry – besetzt!“

Die unterbrechenden und nervigen Sätze kennt jeder! Die ineffektive Nutzung der Tagungs-, Besprechungs-, Sitzungs-, Meeting- oder Konferenzräume kostet Sie Zeit, Geld und Nerven.

Eine Übersicht der aktuellen Raumbelegung auf einem Bildschirm schafft sofortige Klarheit, beschleunigt Prozesse und sorgt für neue Gespräche über Abteilungen hinweg. Digitale Türschild steigern diese Vorteile zusätzlich erheblich.

Daten aus Outlook / Exchange könnten automatisch übernommen werden. Sie erhalten alle Vorteile ohne Doppelerfassung der Daten!

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie gut wir Ihre Wünsche erfüllen und nehmen Kontakt auf oder vereinbaren Sie jetzt direkt eine kurze Online-Präsentation.

Entwickelt für Ihre Tagungszimmer, Besprechungsräume und Konferenz-Säle.

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So schnell alles verstanden.

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So individuell wie Ihr CI/CD.

Die drei Lieblings-Funktionen, auf die Sie sich freuen können

1 Exchange / Outlook

Daten werden kontinuierlich aus Outlook übernommen und in Ihrem CI/CD angezeigt. Keine Doppelerfassung!

2 Garantiert richtig

Zeitangaben werden logisch geprüft. Für Räume und Personen-Namen Auswahllisten hinterlegen.

3 Türschilder

Einbindung von digitalen welcome-tec Türschildern ist möglich. DOOR WLAN, DOOR LAN, DOOR FUNK. Mehr dazu …

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Video-Erklärung, wie man Raumbelegungen mit welcome-soft zeitgesteuert auf entfernten Bildschirmen anzeigt.

Anzeige Ihrer Raumbelegung ist so einfach

Anpassbare Eingabemaske für Raumbelegungen

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Beispiel-Ansichten, wie andere Unternehmen Raumbuchungen auf großen Bildschirmen anzeigen

Weitere Layout-Beispiele

Optimal für Raumbelegungen
Passende welcome-tec Produkte für Raumbelegungen.

Effiziente Raum-Informationen

Digitale Türschilder DOOR

Software für Raumbuchungs-Anzeigen

Nur Software WELCOME-SOFT

Optisch eine herausragende Wirkung

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Schwer entflammbare Wand-Bildschirme

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Budget-Säulen in nur 2 Farben

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Oft gestellte Fragen

RAUMBELEGUNG ANZEIGE ALLGEMEIN DEMO / LIZENZ INSTALLATION / ADMIN

Wie viele Räume kann ich auf einem Bildschirm gleichzeitig anzeigen?

Bedingt durch die Lesbarkeit sollten es nicht mehr als 10-20 sein. Bei größeren Lese-Entfernungen machen vielleicht auch weniger Sinn. Das ist sehr individuell.
Durch die Verwendung von Auto-Layouts passt sich die Anzeige, je nach Anzahl der anzuzeigenden Einträgen, automatisch an.
Auf dem gleichen Bildschirm können bei Bedarf zusätzlich auch andere (interne) Informationen, als die Raumbelegung angezeigt werden.

Ist in welcome-soft eine Raumbuchungs-Funktion enthalten?

Ja – eine kleine. Man kann die Software so einrichten, dass Sie einen Hinweis erhalten, falls Sie einen Raum doppelt buchen wollten.

Können grafische Wegweiser zu den Räumen angezeigt werden?

Ja. Entsprechend hinterlegt (was wir gemeinsam mit Ihnen einrichten) passiert das mit Vorlagen automatisch.

Kann ich morgens interne Mitarbeiter-Infos anzeigen lassen und ab z.B. 8 Uhr die Raumbelegung?

Ja. Mit unseren Auto-Layouts können unterschiedliche Inhalte zu unterschiedlichen Uhrzeiten verschieden angezeigt werden. So nutzen Sie einen Bildschirm zu verschiedenen Zwecken.

Können, zusätzlich zu der Raumbelegungs-Übersicht, auch kleine digitale Türschilder die Belegung direkt am Raum anzeigen?

Ja. Dafür haben wir sogar mehrere unterschiedliche Lösungen.
Lassen Sie uns darüber sprechen, was für Sie Sinn machen würde.

Ist eine Datenübernahme aus anderen Datenquellen möglich?

Buchen Sie Ihre Räume, in Outlook/Exchange, ist es ganz einfach mit unserer optionalen Schnittstelle möglich. Bei anderen Quellen, auf die wir nicht direkt zugreifen können, geht es über einen kleinen Umweg. Die Daten werden erst aus Ihrer Anwendung heraus in z.B. eine XML-Datei exportiert. Dieses Format können wir dann importieren. In welcome-soft ist dann wieder möglich, dass Sie auf eine Doppelbuchung eines Raumes hingewiesen werden. Eine umfangreiche Raumverwaltung ist in welcome-soft nicht enthalten.

Wird alles in Firmen-Design angezeigt?

Ja. Die Anzeige Ihrer Raumbelegung kann komplett individuell erfolgen.

Kann man (folgende Inhalte) ohne Aufpreis anzeigen?

Wegweiser? Selbstverständlich zeigen die Pfeile auf allen Bildschirm in die richtige Richtung.
Grafik zur Raumbelegung? Sie können jeder Veranstaltung bis zu vier Grafiken zuordnen. Vielleicht ein Farbcode, ein Aufzählungspunkt, …
Newsticker? Falls es aktuelle Änderungen gibt, fällt dieser Inhalt sofort ins Auge. Alternativ sind auch Inhalte aus dem Internet (z.B. n-tv) möglich.
Wetter? Ja. Hilft auch bei der Getränke-Mengenplanung für das nächste Meeting.
Tageszähler? Bis zu 3 Zähler gleichzeitig. Typische Inhalte: „Noch x Tage bis zur Messe“ oder „In x Tagen Präsentation Produkt xy“
Dia-Show? Ja, natürlich. Zeigen Sie Ihre Veranstaltungen nacheinander als Grafiken oder PDF-Dokumente.
DiashowPLUS? Ja. Mediendateien mit Ihren Events können direkt aus Windows-Ordnern angezeigt werden. Nach individuellen Regeln.
Internet-Seiten? Natürlich können auch Seiten 1:1 angezeigt werden. Idee: Ein Link zu Ihrer Internet-Veranstaltungsübersicht.
PowerPoint? Grundsätzlich möglich, wir empfehlen aber automatische Umwandlung in Bilder.
Videos? Na klar. Alle gängigen Datei-Formate. Wie wäre es mit etwas Werbung für zukünftige Termine.

Die Software soll die Daten aus Outlook/Exchange übernehmen. Ist das möglich?

Natürlich, denn eine Doppelerfassung wäre absolut unsinnig. Wir wollen doch Ihre Zeit einsparen. Mit der optionalen Schnittstelle können wir Ihre Daten aus Outlook/Exchange automatisiert übernehmen. Typischerweise bekommen Sie dann unsere Software gar nicht zu Gesicht. Falls Sie doch mal einen Eindruck von der Software bekommen wollen: Videos von typischen Anwendungen. Oder einen Termin vereinbaren für eine individuelle Online-Präsentation, bei der wir gemeinsam schauen, ob und wie wir Ihre Wünsche umsetzen können.

Welche Bildschirmausrichtung wird für die Anzeige empfohlen?

Wir empfehlen hochkant. Dadurch hat die Anzeige einen plakativen Charakter und der Platz auf dem Bildschirm kann besser genutzt werden. Bei wenigen Text-Einträgen kann darunter z.B. ein Image-Video laufen. Bei vielen Text-Einträgen wird das Video automatisch ausgeblendet.
Im auch möglichen Querformat kann ein Video im 16:9 Format, mit viel Platzverlust, meist nur neben den Texteinträgen angezeigt werden.
Schlussendlich muss es auch zum Raum passen und zu Ihren individuellen Darstellung.

Wie viele Ausgabe-Bildschirmen für das Thema Raumbelegung Sie kann ich verwenden?

Sie können mit der Hauptlizenz EINEN Bildschirm aus Ausgabe-Gerät benutzen. Falls Sie auf weiteren Bildschirmen Ihre Kurspläne anzeigen möchten, benötigen Sie für jeden weiteren Anzeige-Bildschirm eine Zusatzlizenz. Für insgesamt 3 Ausgabebildschirme benötigen Sie also 1 welcome-soft Hauptlizenz und 2 Zusatzlizenzen. Die Kursdaten eingeben und bearbeiten können Sie mit beliebig vielen Personen.

Kann man für die Nutzer es unterschiedliche Benutzer-Rechte anlegen?

Natürlich ist es möglich, festzulegen, wer Ihre Raumbuchungen und Raumreservierungen anlegen und verändern darf.
Im Detail können Sie individuell pro Anwender festlegen, wer
– Termine/Einträge, Layouts und Einstellungen
– Termine/Eintrags-Vorlagen und Auswahllisten
– welche Inhalte (Texte, also die Raumbuchungen, Medien, Newsticker) auf welchem Ausgabe-Bildschirm anlegen und ändern darf. Zusätzlich kann man zur Kontrolle/Sicherheit auch sehen, wer eine Raumbuchung angelegt und wer sie zuletzt verändert hat.

Kann ich die erfassten Raumbuchungen aus der Demo-Version nach dem Kauf weiter nutzen?

Garantiert und ohne auf etwas achten zu müssen. Sobald Sie sich für welcome-soft entscheiden haben, um Ihre Raumbuchungen dort zu erfassen (oder mit der optionalen Schnittstelle), erhalten Sie eine neue Seriennummer. Diese hinterlegen Sie einmal in der Software. Fertig. Genauso ist auch eine Erweiterung der Lizenzen möglich.

Mit wie vielen Personen können wir die Raumbelegung in welcome-soft planen?

Nun – mit so vielen wie Sie möchten. Mit der welcome-soft Hauptlizenz haben Sie das Recht erworben, die Software beliebig oft auf EINGABE-PCs (Erfassen Ihrer Raumbuchungen) und 1 Mal auf einem AUSGABE-PC/-Bildschirm (Anzeige der aktuellen und geplanten Raumbelegung) zu installieren. Falls Sie weitere AUSGABE-Bildschirme verwenden möchten, benötigen Sie nur noch eine Zusatzlizenz.

Ist es möglich, die Zahl der Zusatzlizenzen (pro Ausgabe-Bildschirm) jederzeit zu erweitern?

Na klar. Sie erwerben einfach eine Zusatzlizenz. Die neue Seriennummer, die Sie erhalten, tragen Sie einmal im welcome-soft Planer ein. Sofort können Sie Ihre Belegung Ihrer Besprechungszimmer auf der gewünschten Anzahl an Ausgabe-Bildschirmen zeitgesteuert ein- und ausblenden. Das ist z.B. dann interessant, wenn Sie neben der internen Anzeige der Raumbelegung Ihre Besucher im Foyer auf einem weiteren Bildschirm namentlich begrüßen möchten.

Wie ist der Ablauf der welcome-soft Installation?

Laden Sie die welcome-soft Installationsdatei: Download
EINMALIG: Legen Sie fest, wo die zentrale Datenbank abgelegt werden soll. Geben Sie dafür einen Ordner frei und vergeben einen Laufwerksbuchstaben (= Netzlaufwerk).
Definieren Sie bei jeder weiteren Installation:
– wo sich die Datenbank befindet. So arbeiten alle Eingabe- und Ausgabe-PCs über Ihr Netzlaufwerk mit der gleichen Datenbank.
– ob es ein EINGABE- oder AUSGABE-PC ist. Je nach Auswahl wird die Software automatisch optimal eingerichtet.
Jetzt können Sie Ihre erste Raumbuchung eingeben. Na ja, vielleicht müssen Sie die Layouts noch ein wenig an Ihre Anforderungen anpassen.
Dabei unterstützen wir Sie sehr gerne. Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.

Welches Datenbank-Format wird verwendet?

welcome-soft arbeitet standardmäßig mit einer dateibasierten Microsoft Datenbank.
Bei späteren Erweiterungen können Sie bei Bedarf auf SQL umstellen.

Wo werden unser Raum-Daten gespeichert?

Die Datenbank wird lokal in Ihren Netzwerk gespeichert. welcome-soft ist KEINE Cloud-Lösung. Alle Daten bleiben in Ihrem Netzwerk.

Können wir anstelle LAN, W-LAN nutzen?

NEIN, offiziell nicht. Wenn eine W-LAN Verbindung auch nur für eine Millisekunde unterbrochen wird, wird von Windows aus die Verbindung zum Laufwerksbuchstaben getrennt. Eine erneute automatische Verbindung ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Microsoft lässt das nicht zu.

Sollten Sie nur einen Ausgabe-PC im Einsatz haben, dann legen Sie die Datenbank dort ab. So hat der Ausgabe-PC garantiert immer Zugriff auf die Datenbank.

Bei mehr als einem Ausgabegerät wird ein sehr stabiles (unterbrechungsfreies) W-LAN vorausgesetzt!

360° Service

VOR dem Kauf NACH dem Kauf Auf Wunsch

INDIVIDUELLE ONLINE-PRÄSENTATION
Wir zeigen Ihnen unsere Software welcome-soft online auf Ihrem Bildschirm. Sie werden sehen, wie Sie die Belegung Ihrer Besprechungsräume/Meetingräume/Konferenzräume optimal zeitgesteuert anzeigen können. Sowohl auf großen Bildschirmen, als auch auf digitalen Türschildern. Darüber hinaus gehen wir sehr individuell auf Ihre konkreten Anforderungen ein. Dauer: ca. 30 Min. Termin vereinbaren
DEMO-VERSION
Download der Demo-Version (eingeschränkt auf Fenster-Modus). Testen Sie nach Belieben, wie Ihre Raumbelegung für Sie optimal darstellen können. Gerne unterstützen wir Sie aktiv dabei. Wenn Sie schon ein Ausgabebildschirm haben: Fordern Sie hier Ihre Demo-Seriennummer an und testen Sie 30 Tage lang ohne Einschränkung! Kontakt
Falls Sie Interesse an digitalen Türschilder haben, schicken wir Ihnen gerne ein Muster zur Probe-Inbetriebnahme in Ihrem Netzwerk zu.
EIN ERSTES OPTISCHES GEFÜHL
Schnell und jederzeit ein „erstes Gefühl“ für welcome-soft (Software für Infobildschirme) bekommen und sehen, wie Sie Ihre Raumbelegung (für Besprechungsraum/Meetingraum/Konferenzraum) eintragen und anzeigen können. Schauen Sie sich unser„Raumbelegung“-Video an.
UMFASSENDE BERATUNG
Möglichkeiten der Software (Auswahllisten für Räume, Doppelbuchung, Wegweiser, …), Details zur Installation, IT-Voraussetzungen, sowie der Auswahl der passenden Technologie für digitale Türschilder… Gerne beantworten wir Ihre Fragen, bis alle Ungewissheiten ausgeräumt sind und Sie sich davon überzeugt haben, dass Sie exakt das bekommen, was für Sie sinnvoll ist. Kontakt

INDIVIDUELLES LAYOUT
In enger Abstimmung mit Ihnen erstellen wir Ihr individuelles Layout. Wir berücksichtigen Ihre Farben, Ihr Logo, Ihre Schriften und geben Ihrem Raum das perfekte Gesicht. Welche Informationen möchten Sie an Ihrem Besprechungszimmer, Sitzungszimmer, bzw. Konferenzzimmer anzeigen lassen? Ein passendes Logo, ein Wegweiser, das Foto des Raumes? Unser Designer stellt sicher, dass jedes unserer CI/CDs perfekt ist – nach Ihren Vorgaben!
Hier ein paar allgemeine Layout-Beispiele.
HOTLINE
Mit dem easySTART-Servicepaket erhalten Sie eine praxisbezogene Unterstützung nach der Inbetriebnahme, bis alles so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Unser Ziel für Sie: Sie sollen so schnellstmöglich zu Ihrem Wunsch-Ergebnis kommen. Alle Fragen, die Sie im Zusammenhang mit unserer Software und Ihren Besprechungszimmer, Sitzungszimmer und Konferenzzimmer haben, werden beantwortet. Und damit das so bleibt, entscheiden sich die meisten Kunden für eine nachfolgende Software-Wartungsvereinbarung (alle Software-Updates inklusive).
LEBENSLANG NUTZEN
Nach dem Erwerb unserer Software welcome-soft können Sie sie dauerhaft und ohne Einschränkungen verwenden. Da sie lokal auf Ihrem Netzwerk läuft, entscheiden Sie, wann und wie die Software genutzt und aktualisiert wird. Falls gewünscht, können Sie ein Wartungsabkommen abschließen oder auf Anfrage auf die neueste Version aktualisiert werden.
TRAINING
Damit Sie unser Programm möglichst effizient und sicher für Ihren speziellen Zweck (die Anzeige der Belegung Ihrer Tagungsräume/Sitzungssäle/Versammlungsräume) einsetzen können, ist eine Online-Schulung im Rahmen unseres easySTART-Service-Pakets inklusive. Zusätzlich zu den Standardinhalten erhalten Sie auch praktische Ratschläge, die für Ihre spezielle Situation relevant sind.

FOTOMONTAGE

Senden Sie uns bitte 2-3 Bilder von Ihrem Raum und wir erstellen Ihnen eine Fotomontage, die die von Ihnen gewünschte Info-Bildschirm Lösung vorab darstellt. Bitte sprechen Sie vorher die Details mit uns. Kontakt.
INDIVIDUELLE ANPASSUNG / CUSTOMIZING
Unsere Software, welcome-soft und zum Teil auch Infobildschirme können individuell auf Ihre Wünsch angepasst werden. Sie wünschen z.B. eine spezielle Eingabe-Maske für Ihre Kursdaten. Jedes Layout wird immer individuell an Ihr CI/CD angepasst. Ihre Kurse, Schulungen oder Seminare werden so angezeigt, wie Sie es sich wünschen.
Lassen Sie uns über Ihre Vorstellungen sprechen.
SCHNITTSTELLE
Vorhandene Kurs-Daten aus Outlook, Lotus Notes, SQL, XML, Excel, Access können übernommen werden. > Keine unnötige Doppelerfassung. Was tun, wenn die Belegung Ihrer Tagungsräume/Sitzungssäle/Versammlungsräume schon mit einem anderen Programm erfasst und verwaltet wird? Dann testen wir gerne, wie wir diese Daten nutzen können. Mit unserer langjährigen Erfahrung finden wir auch für Sie eine Lösung.
SOFTWARE-WARTUNGSVEREINBARUNG
Schützen Sie Ihre Investition, indem Sie die Software auf dem neuesten Stand halten, eine Hotline, Anpassungen am Layout und zusätzliche Schulungen in Anspruch nehmen. Auf diese Weise erfahren Sie, wie Sie neue Funktionen nutzen können, um Ihre Informationen noch effektiver zu vermitteln, egal ob es sich um einen Tagungsraum, Sitzungssaal oder Versammlungsraum handelt. Ihre IT-Abteilung wird entlastet, da wir für Ihre Anwender der Ansprechpartner sind und Ihnen damit einen dauerhaften Nutzen, schnelle Antworten und optimale Nutzung bieten.

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