Im Planer unterscheiden wir zwischen Text-, Medien- und Ticker-Einträgen. Ein Text-Eintrag kann sein: eine Besucherbegrüßung, eine Veranstaltungs-Information, ein Raumbelegung u.s.w. Texteinträge können wir auch auf Wunsch mit unserer Schnittstelle welcome-soft Datenpumpe ohne Ihr Zutun automatisch übernehmen. So entfällt die Doppelerfassung. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Text-Eintrag korrekt erfassen und welche Besonderheiten es dabei gibt.

Die einzelnen Felder

Datum und Zeit
Textfelder
Grafik / Logo
Anzeigen auf Ausgabebildschirm
Anzeigedauer
Wiederholung (Serientermin)
VIP-Layout (Eintrag hervorheben)

Weitere Funktionen / Themen

Vorlage für Text-Einträge
Raumverwaltung
Fehlermeldungen
Tipps

Felder umbenennen / ausblenden

Neuen Eintrag erfassen

Für einen neuen Text-Eintrag klicken Sie auf [Neu Text-Eintrag].

Die linke Hälfte aktiviert sich und ist bereit einen neuen Text-Eintrag zu erfassen:

Hinweise zur Eigenschaften der einzelnen Feldern:

Datum / Zeit

Klicken Sie einmal in das Datum rein, können Sie mit den Pfeiltasten rechts, links, hoch und runter die Daten anpassen. Mit der Maus klicken Sie auf das Kalender-Symbol und wählen das gewünschte Datum aus. Es ist nicht möglich das [Bis-Datum] kleiner einzustellen, als das [Von-Datum]. Die zu kleinen Daten werden automatisch ausgeblendet, damit es zu keiner Falsch-Eingabe kommen kann. Wird das [Von-Datum] größer eingestellt, als das [Bis-Datum], wird das [Bis-Datum] automatisch angepasst. Ein Klick unten im Kalender auf „Heute“ stellt das aktuelle Datum ein. Die Uhrzeit können Sie ohne Doppelpunkt eingeben. Mit der Maus in 15 Minuten Takt auswählen. Die [Bis-Uhrzeit] kann nicht kleiner sein, als die [Von-Zeit]. Wird die[Von-Zeit] größer eingestellt, als die [Bis-Zeit], wird die [Bis-Zeit] automatisch angepasst. Mögliche Fehler/Zahlendreher werden automatisch korrigiert: Aus 29:300 wird 20:30, aus 81:15 wird 18:15, aus 12:99 wird 12:00. Die Option „Ganztägig / Uhrzeit ausblenden“ ist für das ganztägige Anzeigen von Informationen gedacht, die keine spezifische Zeit haben. Beispielsweise ein „Tag der offenen Tür“. Wird die Option markiert, werden die Zeitinformationen [von] und [bis] unabhängig vom Layout NICHT angezeigt. Die Verstellmöglichkeit der Zeiten im Planer wird deaktiviert. Optional haben Sie die Möglichkeit anstelle der Zeiten ein Wortlauf, wie z.B. „ganztägig“ oder „Ganztags-Veranstaltung“ anzeigen zu lassen. Die globale Einstellung dafür finden Sie hier: Planer, Menü „Einstellungen / Ganztägig“.

Texte

Sie haben 3 Textzeilen und 1 Textfeld zur Verfügung. In den ersten 3 Textzeilen haben Sie keine Möglichkeit einen Zeilen-Umbruch zu generieren. Der Nutzer muss dadurch keine Befürchtungen haben, dass später irgendetwas auf dem Bildschirm unbeabsichtigt verschoben wird.

Einzig das Freitext-Feld kann mehre Zeilen aufnehmen und entsprechend im Layout die nachfolgenden Felder um den benötigten Platzbedarf nach unter verschieben.

Die hier eingetragenen Inhalte können gem. aktivem Layout angezeigt werden. Welche der Felder angezeigt werden wird im Layout-Editor definiert. Falls im Layout-Editor definiert wird, dass das Feld angezeigt werden soll, wird genau an dieser Stelle der Inhalt des Feldes angezeigt. Falls im Feld nichts erfasst wurde, wird an dieser Stelle auch nichts angezeigt. Die nachfolgenden Felder rutschen NICHT auf.

Auswahlliste

Die Textfelder (Text 1, Text 2, Text 3) kann man zu Auswahllisten umstellen, damit beispielsweise die Raumnamen immer einheitlich erfasst werden.
Mehr dazu bei Auswahllisten.

Minibild / Logo / Grafik / dem Eintrag zugeordnetes Bild

Jedem Texteintrag kann eine Grafik zugeordnet werden. Das ist typischer Weise bei einer Begrüßung das Logo des Besuchers. Bei einer Veranstaltung ein Foto als Blickfang und bei einer Raumbelegung evtl. ein Wegweiser. Standardmäßig heißt es „Minibild“. Das ausgewählte Bild wird innerhalb des Minibild-Bereichs angezeigt, das im Layout dafür vorgesehen wurde. Die Grafik wird in der maximalen Breite oder Höhe angezeigt, ohne das diese verzerrt wird. Optimaler Weise sollte die Grafik identisch groß sein, wie der Bereich, damit sie 1:1 dargestellt werden kann. Klicken Sie auf den schraffierten Bereich um 1. eine gespeicherte Grafik in die Auswahlliste hinzuzufügen

2 x Pfeiltaste hoch oder mit der Maus ganz hoch scrollen und auf [hinzufügen] klicken

2. eine Grafik aus der Zwischenablage in die Auswahlliste hinzuzufügen

Kopieren Sie zuvor das gewünschte Bild in die Zwischenablage. Meist mit rechter Maustaste auf Grafik klicken und „Bild kopieren“ auswählen 1 x Pfeiltaste hoch oder mit der Maus hoch scrollen auf [Von Zwischenablage] Namen eingeben, OK 3. eine Grafik aus der Auswahlliste auszuwählen

Mit Pfeiltasten runter und hoch oder mit Maus die gewünschte Grafik auswählen und bestätigen

Klicken Sie auf eine vorhandene Grafik, um eine andere auszuwählen. 

Einträge aus Liste löschen

Öffnen Sie im Windows-Explorer den zentralen welcome-soft Ordner, in dem sich die Datenbank „termine.dat“ befindet. Öffnen Sie dort den Ordner „Thumbs“. Alle Grafiken, die sich in diesem Ordner befinden, werden in der Liste angezeigt. Löschen Sie eine Grafik, wird sie auch nicht mehr in der Liste angezeigt.   Weitere Details zu diesem Feld

Anzeigen auf (Ausgabebildschirm)

Diesen Bereich sehen Sie NICHT, wenn Sie nur EINEN Ausgabebildschirm haben. So sieht es aus, wenn Sie zwei Ausgabebildschirm haben.

Und so, wenn es 5 Ausgabebildschirm sind.

Wurden den Bildschirmen (bzw. Kategorien) Namen zugeordnet, dann fahren Sie mit der Maus über eine Zahl, um den Namen zu sehen. Mit einem Klick auf die [Zahl] = grüne Markierung, bestimmen Sie, dass der aktuell erfasste Eintrag auf diesem Bildschirm angezeigt werden soll. Ein erneuter Klick = graue Markierung, deaktiviert die Anzeige auf diesem Bildschirm. Wird der Eintrag abgespeichert, werden nur die aktiven Bildschirme rechts in der Eintrags-Übersicht angezeigt. In der rechten Eintrags-Übersicht grau = wird aktuell nicht angezeigt / grün = wird aktuell angezeigt.

Anzeigedauer (auf dem Ausgabebildschirm)

In Abhängigkeit davon, wann der Eintrag statt findet (Oberste Felder [Von] und [Bis]), definieren Sie hier, wann der Eintrag auf dem Ausgabebildschirm angezeigt werden soll. Sie haben drei Möglichkeiten:

[24h] Den ganzen Tag.

[xx:xx – xx:xx] Zeitspanne / Zeitlogik des letzten Eintrags

[Anpassen] Individuelle Datums- und Zeitangaben.

Details zu 1. [24h]  Betrifft die Anzeige EINEN Tag, erscheint ein [24h]. Betrifft die Anzeige MEHRERE Tage, erscheint ein [24h*]. [dt_tooltip title=“Ansicht Eintrags-Liste“] In der Eintrags-Liste rechts in der Übersicht, wird der Eintrag mit diesem Symbol angezeigt:

Details zu 2. [xx:xx – xx:xx] Ist die Zeitspanne innerhalb eines Tages, ist das Trennzeichen: „-“ (ein Minus)

Beispiel: 09:00 – 13:00 = am gleichen Tag von 9-13 Uhr

Ist die Zeitspanne länger als ein Tag, ist das Trennzeichen: „~“ (eine Welle)

In diesem Fall werden unter diesem Feld Details zum Datum und Zeit angezeigt. Die Wochentage hier in den Beispielen dienen nur der Veranschaulichung. Beispiel 1: 18:00 ~ 08:00 = 18 Uhr Montag bis 8 Uhr Dienstag Beispiel 2: 09:00 ~ 13:00 = 9 Uhr Montag bis 13 Uhr Donnerstag Die Datums-Felder werden deaktiviert, sobald bei „Wiederholung“ die Option „Jeden Tag“ ausgewählt ist. Details zu 3. [Anpassen] 

Ist eine Zeitangabe, die per Tastatur eingegeben wird, unlogisch, wird es ROT gekennzeichnet. Speichern ist NICHT möglich. Bewegen Sie die Maus auf das rote Zeichen, um Detail-Informationen zu erhalten, was nicht stimmt.

Wird eine Zeit erfasst die nicht stimmig, aber logisch korrekt ist, wird es GELB gekennzeichnet. Speichern IST möglich. Bewegen Sie die Maus auf das gelbe Zeichen, um Detail-Informationen zu erhalten, was nicht stimmt.

Wiederholung (Serien-Termin)

Regelmäßig anzuzeigende Einträge können Sie einmalig erfassen und als eine Serie abspeichern oder ohne Enddatum „Jeden Tag“ anzeigen lassen. In der Eintrags-Liste rechts in der Übersicht, wird der Eintrag mit diesem Symbol angezeigt:

Sobald die Option „Jeden Tag“ markiert wurde, können Sie das Einblend- und Ausblend-Datum bei „Anzeigedauer / Anpassen“ nicht mehr ändern. Klicken Sie auf [Serie erstellen] um eine Serien-Regel zu erstellen.

Wählen Sie als Serienmuster den Abstand der Wiederholung aus Bei Detaileinstellungen die individuellen Optionen und die Dauer aus. Rechts sehen Sie die Terminliste, die aus Ihren Angaben resultiert. Bestätigen Sie die Eingabe abschließend mit [Ok]. Ist eine Serie angelegt, wechselt die Schaltfläche von [Serie erstellen] auf [Serie bearbeiten].

VIP-Layout

VIP-Layouts sind Layouts, die manuell für einen bestimmten Zeitraum und mit oberster Priorität, genutzt werden. Auto-Layouts, die gemäß ihren Regeln aktuell in Nutzung wären, werden NICHT beachtet. VIP-Layouts haben den höhsten Rank in der Anzeige-Priorität (Layouts werden in dieser Reihenfolge genutzt: 1. Standard-Layout, 2. Auto-Layout, 3. VIP-Layout.). Der Eintrag, der mit einem VIP-Layout angezeigt werden soll, wird für die VIP-Anzeigedauer intern an die oberste Stelle sortiert. Falls Sie als VIP-Layout ein Layout verwenden, dass nur einen einzigen Eintrag anzeigt, wird nur dieser Eintrag angezeigt. Anwendungs-Beispiele: Sie möchten einen wichtigen Kunden nicht als einen Eintrag von vielen anzeigen, sondern haben ein eigene Layout für den Kunden entworfen. In dem Zeitraum, in dem Sie den Kunden erwarten, können Sie alle anderen Kunden ausblenden und diesen einen Kunden in seinem individuellen Layout anzeigen. Sie haben tagsüber viele Veranstaltungen, die Sie ankündigen. Die Abendveranstaltung soll ab 19 Uhr als einzige Veranstaltung mit einem großen Bild angezeigt werden.

In der Eintrags-Liste rechts in der Übersicht, wird der Eintrag mit diesem Symbol angezeigt:

Gerne unterstützen wir Sie bei den Möglichkeiten und bei der Erstellung von individuellen VIP-Layouts.

Vorlagen für Text-Einträge

Texteinträge, die Sie immer wieder -aber unregelmäßig- benutzen, können Sie als eine Vorlage abspeichern. Bei regelmäßigen Terminen wäre eine „Serie“ als Wiederholung sinnvoller. Mögliche Anwendungszwecke: Begrüßung: Name, Firma, Firmenlogo und interner Ansprechpartner in Vorlage abspeichern. Nur Datum, Zeit und der Besprechungsraum wird individuell ergänzt. Veranstaltung: Titel, Untertitel, Raum und Wegweiser in Vorlage abspeichern. Nur Datum und Zeit wird individuell ergänzt.

Vorlage für Text-Einträge erstellen

Erfassen Sie Ihren Eintrag wie gewohnt, doch speichern Sie NICHT. Klicken Sie statt dessen neben [Speichern] auf das kleine Dreieck nach unten.

Dann auf „Als Vorlage speichern“ und vergeben Sie einen Namen für die Vorlagen. Die Vorlagen werden später beim Öffnen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Haben Sie mehrere Kontakte bei einem Unternehmen, wäre die Logik „Firma, Nachname“ sinnvoll.

Vorlage öffnen

Möchten Sie eine gespeicherte Vorlage nutzen, dann klicken Sie NICHT auf [Neu Text-Eintrag], sondern auf das kleine Dreieck rechts daneben.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:

Mit der Maus direkt eine Vorlage auswählen
oder, wenn Sie viele Vorlagen nutzen

direkt mit der Tastatur einen Suchbegriff eingeben, der im Vorlagen-Namen vorkommt.
Der gesuchte Inhalt kann irgendwo unabhängig von Groß- und Kleinschreibung im Vorlagen-Namen enthalten sein.

Bestätigen Sie die Auswahl mit [Ok] und die Inhalte werden in den aktuellen Eintrag übernommen.

Vorlage löschen

Fall Sie eine angelegte Vorlage löschen möchten, dann klicken Sie NICHT auf [Neu Text-Eintrag], sondern auf das kleine Dreieck rechts daneben. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und klicken dann links unten auf [Löschen].

Vorlage ändern

Öffnen Sie die gewünschte Vorlage und merken Sie sich den genauen Namen. Ändern Sie die Vorlage nach Belieben und speichern sie unter dem identischen namen ab. Es erschient eine Meldung, ob Sie die existierende Vorlage überschreiben möchten.

Alternative

Alternativ können Sie auch die Auswahlliste in den Textfeldern verwenden.

Fehler-Meldungen

Ist ein Eintrag unvollständig oder eine Datums/Zeit-Angabe unlogisch kann ein Eintrag NICHT abgespeichert werden. Bei den Datums- und Zeitfelder erscheint direkt ein gelbes oder rotes Ausrufezeichen als Hinweis. Bewegen Sie in diesem Fall die Maus auf das Zeichen um individuelle Informationen zu erhalten. In allen anderen Fällen fehlt unten die [Speichern] Schaltfläche. An deren Stelle sehen Sie [Fehler-Details]. Ein Klick darauf erklärt, was das aktuelle Problem ist. Fehler-Beispiele:

Es ist KEIN Text eingetragen, der angezeigt werden soll.

Ein End-Datum ist kleiner als ein Beginn-Datum

Eine End-Uhrzeit ist kleiner als eine Beginn-Uhrzeit

Es ist kein Ausgabe-Bildschirm markiert

Ein Eintrag wird für eine vergangene Zeit erstellt

Tipps

Müssen Sie viele sehr ähnliche Einträge erfassen, haben Sie folgende Möglichkeiten.

Erstellen Sie sich eine Vorlage, die die wesentlichen Informationen enthält

Nutzen Sie die Option, die nach dem Erstellen eines Eintrags alle Inhalte in den Felder stehen lässt. Planer / Menü „Inhalte / Datenfelder nach Speichern nicht leeren“

Erstellen Sie einen Eintrag und kopieren Sie diesen. Auf der rechten Seite in der Eintrags-Liste den gewünschten Eintrag mit der rechten Maus-Taste anklicken und „Kopieren nach Tag“ auswählen. Wählen Sie dann den gleichen Tag aus.