Besucher-Begrüßung

Die persönliche Begrüßung ist so wichtig, wie nie zuvor!

Jede Art des persönlichen „Begrüßung“ ist so wertvoll und positiv, wie nie zuvor.

Zaubern Sie Ihren Besuchern direkt im Eingangsbereich ein Lächeln ins Gesicht. Den eigenen Namen in einer neuen Umgebung lesen, schafft Vertrauen und Sympathie. Ihre Besucher sehen, dass sie erwartet werden und dass sie zur rechten Zeit am richtigen Ort sind. Ein kleiner, aber emotional enorm wichtiger Service.

Das eigene Firmenlogo erkannt man schon von größeren Entfernungen, bevor man den Text lesen kann. Damit erleichtern Sie dem Besucher „seine Information“ möglichst früh wahrzunehmen.

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie gut wir Ihre Wünsche erfüllen und nehmen Kontakt auf oder vereinbaren Sie jetzt direkt eine kurze Online-Präsentation.

Entwickelt für Ihren Eingang.

Super schnell!

1 Min.

Zeit für das Erfassen einer Begrüßung

Super einfach!

30-60 Min.

Übliche Dauer einer Schulung

Super automatisch!

∞

Immer optimale Anzeige

3 Besonderheiten, die Sie lieben werden

1 Optimale Anzeige

Je nach Anzahl der Begrüßung, wird die
Anzeige-Aufteilung angepasst.

2 Fehlerfreie Eingabe

Erlaubt nur logische Zeitangaben. Eingeschränkte
Auswahl-Listen für z.B. Räume oder Ansprechpartner.

3 Intuitiv

Die Schulung dauert nur 30-60 Minuten. Auch deshalb ist welcome-soft bei den Empfangs-Mitarbeitern so beliebt.

Jetzt Termin für Beratungsgespräch vereinbaren

So einfach geht Begrüßung in welcome-soft

In nur einer Minute sehen Sie es im Video.

So einfach geht Begrüßung in welcome-soft

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So kann Ihre Eingabemaske für Begrüßungen aussehen

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Beispiel-Ansichten für Begrüßungen auf Ihrem welcome-screen

Weitere Layout-Beispiele

Passende welcome-tec Produkte für Ihre Besucher-Begrüßung

Software für Info- und Begrüßungsdisplays

Nur Software WELCOME-SOFT

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Antworten auf häufige Fragen

BEGRÜßUNGEN ANZEIGE ALLGEMEIN DEMO / LIZENZ INSTALLATION / ADMIN

Wie viele Begrüßungen kann ich auf einem Bildschirm gleichzeitig anzeigen?

Bedingt durch die Lesbarkeit sollten es nicht mehr als 10 sein. Bei größeren Lese-Entfernungen machen vielleicht auch nur 2-3 Sinn. Das ist sehr individuell.
Durch die Verwendung von Auto-Layouts passt sich die Anzeige, je nach Anzahl der anzuzeigenden Begrüßungen, automatisch an. Beispiel:
Aktuell keine Begrüßung – Es wird automatisch ein Image-Video groß angezeigt.
Aktuell zwei Begrüßungen – Das Video wird darunter klein dargestellt.
Aktuell fünf Begrüßungen – Schrift wird etwas kleiner und Video wird ausgeblendet.

Kann man auch Besuchergruppen mehrzeilig anzeigen?

Ja. Die nachfolgenden Einträge werden automatisch entsprechend nach unten verschoben.

Kann das Logo des Kunden angezeigt werden?

Ja.

Kann ich morgens Kunde A begrüßen und nachmittags Kunde B?

Ja. Sie können jeder Begrüßung einzelnen definieren, wann Sie angezeigt werden soll. Es kann gar keine Begrüßung (dann automatisch ein Video), eine einzige oder mehrere untereinander sein.

Kann, wenn keine Begrüßungen angezeigt werden, automatisch ein Video eingeblendet werden?

Ja. Mit unseren Auto-Layouts passt sich die Anzeige, je nach Anzahl der anzuzeigenden Begrüßungen, automatisch an. Solange Platz ist, kann auch ein Video angezeigt werden.

Können wir Daten aus MS-Outlook (oder anderen Quellen) importieren und anzeigen lassen?

welcome-soft Schnittstelle “Datenpumpe” für Exchange, Outlook, Excel, Lotus Notes, …

Ja. welcome-soft bietet optional das Modul „Datenpumpe“. Damit können Sie Termine von externen Datenquellen einlesen. Viele Regeln können beim Import der Daten eingestellt werden. Auch kann eine individuelle Zuordnung der einzelnen Textfelder erfolgen. Damit können auch komplizierte Darstellungen umgesetzt werden. Somit sind Anzeigen von Besucherbegrüßungen, Kurspläne, Konferenzraum-Belegung, Veranstaltungshinweise und vieles mehr möglich.

– Exchange EWS / Office 365
– Microsoft Outlook über MAPI-Schnittstelle
– ICS bzw. iCal Dateien
– XML (auch über HTTP)
– alle handelsüblichen Datenbanksysteme
– Datenbank- oder Tabellendateien (z.B. Access und Excel)

Wird alles in unserem Design angezeigt?

100 % ja. Im eigenen Layout-Editor kann alles nach Ihren Vorgaben definiert werden. Farben, Schriftart, Abstände, … alles!

Kann man (folgende Inhalte) ohne Aufpreis anzeigen?

Dia-Show? Ja. Wie wäre es unter den Begrüßungen mit einigen schicken Produkt-Fotos?
DiashowPLUS? Ja. Die nach Regeln gesteuerte Medienanzeige direkt aus Windows-Ordnern ist möglich.
Fotos? Ja. Einzelne Dateien und mehrere automatisch als Dia-Show.
Internet-Seiten? Ja.
Logo des Kunden? Ja, auch mit automatischer Zuordnung nach Firmenname neben dem Kundennamen.
Wegweiser? Ja. Automatisch und pro Bildschirm individuell (natürlich automatisch) bis zum Besprechungsraum.
Newsticker? Ja. Ihre eigene Texte und RSS-Feeds aus Internet (z.B. n-tv).
PowerPoint? Ja. Dazu muss die PP-Vollversion installiert sein oder mit automatischer Umwandlung in Bilder.
Videos? Ja. Alle üblichen Formate. Beispiel: Das eigene Image-Video, wenn es keine Begrüßungen anzuzeigen gibt.
Wetter? Ja. Darstellung an Ihr CI/CD anpassbar, so kann Ihr Besucher den weiteren Tagesverlauf besser planen.
Tageszähler? Ja. Sie können bis zu 3 Tageszähler parallel anzeigen lassen. „Noch x Tage bis zur Eröffnung“

Die Software soll von den Mitarbeitern des Empfangs bedient werden, die keine IT-Profis sind. Ist das möglich?

Ja. Die Software ist insbesondere für die Besucherbegrüßung extrem einfach in der täglichen Nutzung. Eine Schulung dauert in der Regel 1 Stunde. Der Nutzer gibt nur die Begrüßung mit den gewünschten Zeiten ein und speichert. Um alles andere kümmert sich die Software. Sie möchten sich selbst überzeugen? Schauen Sie sich im ersten Schritt gerne unsere Videos an. Dann, wenn es konkreter werden soll, lassen Sie uns gemeinsam bei einer Online-Präsentationen prüfen, ob und wie wir Ihre Wünsche umsetzen können.

Welche Bildschirmausrichtung wird für die Anzeige empfohlen?

Wir empfehlen hochkant. Dadurch hat die Anzeige einen plakativen Charakter und der Platz auf dem Bildschirm kann besser genutzt werden. Bei wenigen Text-Einträgen kann darunter z.B. ein Image-Video laufen. Bei vielen Text-Einträgen wird das Video automatisch ausgeblendet.
Im auch möglichen Querformat kann ein Video im 16:9 Format, mit viel Platzverlust, meist nur neben den Texteinträgen angezeigt werden.
Schlussendlich muss es auch zum Raum passen und zu Ihren individuellen Darstellung.

Wie viele Ausgabe-Bildschirmen kann ich verwenden?

Mit dem Erwerb einer welcome-soft Hauptlizenz ist die Ausgabe Ihrer Besucherbegrüßungen auf EINEM Ausgabe-Bildschirm möglich. Sie können es mit Zusatzlizenzen auf 5 Ausgabe-Bildschirme (bzw. 5 Bildschirm-Gruppen mit beliebig vielen Bildschirmen) erweitern. Pro Ausgabe-Bildschirm ist eine Zusatzlizenz notwendig. Sie können Ihre Kunden-Begrüßungen also jederzeit ganz einfach erweitern. Auch sind natürlich andere Themen (Raumbelegung, Mitarbeiter-Infos, …) auf anderen Bildschirm möglich. Sie können für jeden Eintrag definieren, auf welchem Bildschirm dieser angezeigt werden soll.

Gibt es unterschiedliche Benutzer-Rechte?

Ja. Sie können pro Benutzer festlegen, ob diese Person Einträge, Layouts und Einstellungen erfassen und bearbeiten kann. Zusätzlich ist es auch möglich festzulegen, ob jemand Eintrags-Vorlagen und Auswahllisten ändern darf. Ebenso können Sie definieren, wer welche Inhalte (Texte, Medien, Ticker) auf welchem Ausgabe-Bildschirm pflegen darf. So kann jemand die Begrüßungen pflegen, eine andere Person die Bilder für die Diashow und nur der IT-Admin darf die Einstellungen anpassen.

Kann ich die Daten/Begrüßungen aus der Demo-Version bei Kauf weiterverwenden?

Selbstverständlich. Alle eingegeben Daten/Kundenbegrüßungen/Mediendateien und hinterlegten Einstellungen bleiben 100 % erhalten. So ist ein absolut flüssiger Übergang vom Testbetrieb in die Praxis jederzeit möglich. Sie tragen nur eine neue Seriennummer ein. Fertig.

Mit wie vielen Personen darf ich welcome-soft Begrüßungen eingeben?

Daten eingeben und pflegen können Sie mit beliebig vielen Personen an beliebig vielen EINGABE-PCs. Mit dem Erwerb der Hauptlizenz (für einen Ausgabe-Bildschirm) können welcome-soft beliebig oft in Ihrem Netzwerk installieren. Sie benötigen ausschließlich pro AUSGABE-Bildschirm eine Lizenz.

Kann ich die Anzahl der Lizenzen erweitern?

Ja. Nach dem Erwerb einer Zusatzlizenz erhalten Sie eine neue Seriennummer für die gewünschte Anzahl der Ausgabe-Bildschirme. Das geht jederzeit. Das können weitere Bildschirme für die Besucherbegrüßung sein, aber auch ganz andere Themen. Oft werden auf weiteren Bildschirmen, z.B. in der Kantine, interne Nachrichten für die Mitarbeitenden angezeigt.

Wie läuft die Installation ab?

Sie laden sich hier die Installationsdatei runter.
Erste Installation: Die Datenbank wird in einem von Ihnen festgelegten freigegebenen Ordner (Netzlaufwerk) erstellt.
Jede weitere Installation:
– Abfrage, wo sich die Datenbank befindet. Dadurch greifen alle Systeme über ein Netzlaufwerk auf die gleiche Datenbank zu.
– Abfrage, ob es ein EINGABE- oder AUSGABE-PC ist. Entsprechend wird die Software eingerichtet.
Los geht es.
Bei Fragen sind wir sehr gerne für Sie da. Kontakt.

Welches Datenbank-Format wird verwendet?

Es handelt sich um ein dateibasierte Microsoft Datenbank. Alles, was nötig ist, wird bei der Installation installiert. Bei Bedarf können Sie jederzeit auf SQL umstellen.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Die lokale Datenbank „termine.dat“ wird in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk (Netzlaufwerk) gespeichert. Diesen Ordner legen Sie selbst individuell fest. welcome-soft ist KEINE Cloud-Lösung. Alle Daten bleiben in Ihrem Netzwerk.

Kann ich das System mit W-LAN betreiben?

Offiziell nicht. Da wir kein Einfluss auf die Übertragungsqualität haben und es dadurch zu Problemen kommen kann.

Bei einer W-LAN Verbindung sollte sich die Datenbank sicherheitshalber auf dem Ausgabe-PC befinden. Damit hat der Ausgabe-PC immer sicheren Zugriff auf die Datenbank. Grundsätzlich erwarten wir LAN! Bei mehr als einem Ausgabegerät ist ein sehr stabiles (absolut unterbrechungsfreies) W-LAN unumgänglich.

Bei mehr als einem Ausgabegerät übernehmen wir keine Garantie, wenn die Systeme per W-LAN verbunden sind!

Service, so wie Sie ihn erwarten.

VOR dem Kauf NACH dem Kauf Auf Wunsch

INDIVIDUELLE ONLINE-PRÄSENTATION
Wir können Ihnen viel erzählen, Sie können viel lesen, doch nichts geht über „live sehen und erleben“. Wenn Sie sich 30-60 Minuten Zeit nehmen, zeigen wir Ihnen online auf Ihrem Bildschirm, wie Sie mit unserer Software Ihre Besucher namentlich und mit Firmenlogo auf einem Bildschirm im Eingangsbereich, Foyer oder Lobby begrüßen und informieren können. Gerne gehen wir auch auf individuelle Anforderungen ein, damit Sie sich restlos überzeugen können, dass es passt. Dauer: ca. 30 Min. Termin vereinbaren
DEMO-VERSION
Nachdem Sie sich bei Online-Präsentation grundsätzlich überzeugt haben, möchten Sie vielleicht jetzt selbst etwas mit der Software „spielen und ausprobieren“. Gerne: „Download der Demo-Version (eingeschränkt auf Fenster-Modus). Falls Sie Fragen haben, (Wie kann das Image-Video angezeigt werden, wenn keine Besucher angezeigt werden? Wo sind nochmal die Auswahllisten? Wie funktioniert das mit dem automatischem Kunden-Logo?) nehmen Sie bitte gleich Kontakt mit uns auf. Kein Handbuch ist so gut und schnell, wie es unser Service ist. Fordern Sie hier Ihre Demo-Seriennummer an und testen Sie 30 Tage lang ohne Einschränkung auf einem Begrüßungsbildschirm im Vollbildmodus! Kontakt
EIN ERSTES OPTISCHES GEFÜHL
Vielleicht ist Ihnen eine Online-Präsentation zum Thema „Kunden und Besucher begrüßen auf dem Bildschirm“ für den ersten Schritt zu viel. Eine Testversion wäre noch zeitraubender. Doch ein kurzes Video könnte genau das Richtige sein, damit Sie in wenigen Minuten einen Einblick bekommen, wie Sie mit der Software welcome-soft Ihre Besucher auf einem Bildschirm in Ihrem Eingangsbereich zeitgemäß begrüßen können. Schauen Sie sich das „Besucher-Begrüßung“-Video an.
UMFASSENDE BERATUNG
Wir befassen uns mit dem Thema „Besucherbegrüßung auf einem Bildschirm“ schon seit 2004. Für Sie ist es wahrscheinlich das erste Mal und Sie haben noch viele Fragen. Wir lieben es, Sie bei diesem Thema zu begleiten. Ihre Fragen zu beantworten und für Sie die bestmögliche Lösung zu finden. Fordern Sie uns und fragen Sie uns, wir nehmen uns gerne die Zeit für Sie. Gerne klären wir all Ihre Fragezeichen, bis alle Ungewissheiten klar sind und Sie sich überzeugt sind, dass Sie exakt das bekommen, was Ihre Anforderungen erfüllt. Kontakt

INDIVIDUELLES LAYOUT
Jedes Unternehmen ist einzigartig. Deshalb gibt es bei welcome-tec KEINE Standard-Layouts. Natürlich sind die grundsätzlichen Anforderungen, wenn Sie Ihre Besucher mit ihrem Namen, ihrem Firmenlogo und Ansprechpartner auf Bildschirmen anzeigen möchten, oft ähnlich, doch im Detail eben nicht. Ob Hochkant oder Querformat, mit oder ohne Imagevideo (nur wenn keine Besucher?), Wetter klein oder groß, Newsticker immer oder nur bei Bedarf, … viele kleine Punkte, die wir mit Ihnen abstimmen werden. Basierend darauf werden wir, für Sie ein optimales Layout in Ihrem einzigartigem Design entwerfen. Hier ein paar allgemeine Layout-Beispiele.
HOTLINE
Sie wollen das Projekt „Digitale Besucherbegrüßung“ schnellstmöglich und zielgerichtet erledigen? Dann legen wir Ihnen unser easySTART-Servicepaket ans Herz. Bis alles so funktioniert, wie Sie es gerne hätten, ist hier alles inklusive. Sie erhalten eine praxisbezogene Unterstützung bei der Inbetriebnahme, Einrichtung und Anpassung bis alles so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Antworten auf Ihre Fragen, Beratung und Unterstützung – alles inklusive. Das ist einer der Punkte, den unsere Kunden so besonders schätzen. Da die meisten Kunden diesen großartigen Service beibehalten möchten, buchen Sie gleich unseren Software-Wartungsvereinbarung (alle Software-Updates inklusive) mit. Damit ist dann ein langfristiger Nutzen gewährleistet.
LEBENSLANG NUTZEN
Es gibt Kunden, die mögen keine „Abos“ – also keine kontinuierlichen Verpflichtungen. Andere wollen ohne eine langfristig aktive Unterstützung kein Projekt starten. Bei uns haben Sie die Wahl. Beim Kauf der Software, mit der Sie dann Ihre Besucher ein Leben lang auf dem Bildschirm begrüßen können, entscheiden Sie: Eine Software-Wartungsvereinbarung (fixer Jahresbeitrag für Service und Updates) oder Service und Updates nur bei Bedarf auf Rechnung. Sie nehmen nur das, was für Sie sinnvoll ist.
TRAINING
Jede neue Funktion in der Software unterliegt der Hauptfrage: „Erleichtert es die Anwendung UND schafft es mehr Möglichkeiten?“ Nur, wenn beide Punkte erfüllt werden, schafft es die Funktion in die Anwendung. Unser Ziel ist eine für den Endanwender möglichst selbsterklärende Software. Somit dauert eine typische Schulung in der Regel nur ca. 1 Stunde. Sollten nach dem Training Fragen auftauchen, sind wir jederzeit gerne auch nachträglich für Sie da. Das Training findet immer online in Ihrer vorbereiteten IT-Umgebung statt. So können während des Trainings auch schon individuelle Vorlagen für die Begrüßungen, Auswahllisten für die Ansprechpartner und auf Wunsch die ersten Kundenlogos angelegt werden. Das Trainings ist Bestandteil des easyStart-Servicepakets.

FOTOMONTAGE

Je nachdem von wo aus Ihre Besucher Ihre Begrüßungen auf dem Bildschirm lesen sollen und wie Ihre Raumsituation ist, können unterschiedliche Bildschirmgrößen sinnvoll sein. Weil das in der Theorie schwer zu entscheiden ist, fertigen wir für Sie gerne eine Fotomontage an. Denn tatsächlich ist größer nicht immer besser, aber meistens. Bedenken Sie, dass kleine Bildschirme automatisch „alt“ wirken. In der Regel ist ein 55″ oder 65″ eine perfekte Größe für das Thema „Kunden und Besucher zeitgemäß auf Bildschirmen begrüßen“. Was wir für die Fotomontage benötigen, besprechen wir am besten kurz vorher: Kontakt.
INDIVIDUELLE ANPASSUNG / CUSTOMIZING
Jede Branche, jedes Unternehmen, jeder Raum hat individuelle Anforderungen, die beachtet werden sollten. Das sieht man später einer professionellen Lösung an. Deshalb werden die Layouts individuell auf Ihre Wünsche angepasst. Ebenso die Eingabemaske individuell an Ihre Bedingungen. Auch die Bildschirmgröße und Ausrichtung (wobei wir unbedingt hochkant empfehlen). Noch andere Sonderwünsche? Gerne. Wie soll Ihre Besucherbegrüßung aussehen?
SCHNITTSTELLE
In der Praxis sieht es oft so aus, dass für einen Besucher -Termin ein Raum in Outlook/Exchange gebucht wird. Diese bereits erfassten Daten können wir mit unserer Schnittstelle automatisch übernehmen. Wenn Sie möchten, können Sie sehr detailliert weitere Optionen festlegen: Private Termine nicht anzeigen oder anonymisieren, nur bestimmte Inhalte übernehmen, Termine 1 Stunde vor Beginn anzeigen, Betreffzeile aufteilen und individuell formatieren, …
Der größte Vorteil bleibt die einmalige Erfassung der Daten. Wie sollen Ihre Daten für die Besucherbegrüßung auf den Bildschirm kommen?
SOFTWARE-WARTUNGSVEREINBARUNG
Bei welcome-tec können Sie entscheiden, ob Sie rund um das Thema „Besucherbegrüßung auf dem Bildschirm“ uns jederzeit als Ansprechpartner haben möchten und alle Updates der Software inklusive sein sollen. Falls ja, ist unsere „Update und Service-Vereinbarung“ die perfekte Lösung für Sie. 8 von 10 Kunden buchen diese Vereinbarung und entlasten Ihre IT und sorgen für bestmögliche Nutzung der Software.

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